Meetings digital durchführen

Aus aktuellem Anlass #corona

Das Positive vorweg, seit bald 4 Jahren arbeiten wir remote, also überall dort wo es uns braucht und wo es uns Spass macht. Auch von zu Hause aus. Homeoffice bei einer kleinen Firma einzuführen war für uns kein Problem. Natürlich auch deshalb da wir nur Cloud-Dienste einsetzen, bzw. mit Office365 die letzte Lücke geschlossen haben.

Innerhalb der TSO AG funktioniert die dezentrale Zusammenarbeit sehr gut, ausserhalb mit Partnern und Kunden gestaltete sich dies deutlich schwieriger. Dies weil unterschiedliche Systemlandschaften und Praktiken im Umlauf sind. Manchmal scheitert es schon an den Hardware-Basics (kein Headset mit Mikrofon) um bspw. eine Skype-Konferenz einzuberufen. Oder eben fehlenden Installationsrechten aufgrund der IT Governance.

#coronavirus, #homeschooling und #homeoffice entpuppen sich gerade als grösste Digitalisierungsoffensive des 21. Jahrhunderts.

Spätestens seit dem Lock-Down vom Montag sollte der Kontakt zu Mitmenschen so gering wie nur möglich gehalten werden. Das heisst auch das man die meisten Meetings absagen und verschieben muss.

Selbstverständlich muss das nicht sein, denn man kann solche Konferenzen durchaus digital durchführen und dies nicht erst seit Corona. Dafür gibt es eine Vielzahl von Tools. Wer nach «Video Meeting» oder «Video Conferencing Software» googelt weiss wovon wir sprechen.

Welches Tool das Richtige ist kommt auf den Anwendungsfall an.

Die folgenden Funktionen sollte eine solche Software aber mindestens unterstützen?

Installation

Möglichst einfach, idealerweise im Browser ohne Registration um die Eintrittsbarriere für neue Teilnehmer möglichst tief zu halten.

Audio und Video Konferenz

Neben dem Hören der Stimme sollte man das Gegenüber auch sehen können um einen Austausch so empathisch wie nur möglich gestalten zu können.

Screensharing

Damit das Präsentierte auf dem eigenen Bildschirm auch allen anderen gezeigt werden kann.

Aufzeichnen der Konferenz

Besonders spannend für Webinare, welche später auch Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden, die zum Zeitpunkt des Meetings verhindert waren.

Chat und Datei-Sharing

Um Informationen während des Meetings (und danach) mit allen Usern zu teilen.

5 Tools mit denen man organisationsübergreifende Meetings durchführen kann, ohne vor Ort präsent zu sein.

Microsoft Teams

Jeder der eine Office 365 Lizenz verfügt kann mit MS Teams arbeiten. Entsprechend gut integriert ist dieses sehr umfangreiche Tool im Microsoftumfeld. Gerade weil es so umfangreich ist, braucht es aber auch etwas mehr Einarbeitungszeit als bei anderen Tools.

Empfehlenswert für grössere Organisationen mit umfangreichen Berechtigungsregeln

cisco Webex

Cisco ist einer der ältesten Anbieter auf dem Markt der Konferenz-Software. WebEx zeichnet sich durch eine überragende Funktionalität aus. Trotz gratis Version können die Kosten schnell sehr hoch werden, da pro Moderator eine Lizenz gelöst werden muss.

Empfehlenswert für Organisationen mit Bildungsauftrag bspw. für HomeSchooling

zoom

Verfügt über einen vergleichbaren Funktionsumfang wie Webex aber zu deutlich tieferen Kosten.

Empfehlenswert für Organisationen mit Bildungsauftrag aber auch Unternehmen welche nicht mit Office 365 arbeiten

GoogleHangouts (GoogleMeet)

Praktischer Dienst, welcher komplett im Browser läuft und mit dem sehr schnell ein Meeting gestartet werden kann. Voraussetzung ist, dass die Teilnehmer über einen Google Account verfügen.

Empfehlenswert für kleinere Arbeitsgruppen und Freelancer

Talky.io

Simples aber kostenloses Webmeeting Tool für Opera, Firefox und Chrome. Mit Chat und Screen-Sharing bei dem man ohne Registration gleich loslegen kann.

Empfehlenswert für kleinere Arbeitsgruppen und Freelancer

Skype

Der kostenlose Service empfiehlt sich auch als einfaches Meeting-Tool. Allerdings muss jeder Teilnehmer einen persönlichen Skype-Account besitzen. Weil keine Einladungsfunktion integriert ist, eignet es sich hauptsächlich für spontane Meetings.

Empfehlenswert für Freelancer und Private

Fazit

Tool	Installation	Screensharing	Audio / Video Konferenz	Aufzeichnung möglich	Aufzeichnung möglich	Anzahl Teilnehmer	Registration	Kosten
MS Teams	Software / Browser	JA	JA	JA	JA	300	MicrosoftAccount / anonym	gratis* (in Office365 enthalten)
cisco Webex	Software / Browser	JA	JA	JA	JA	100	WebexAccount	gratis
zoom	Software / Browser	JA	JA	JA	JA	100	zoomAccount / anonym	gratis (limitiert auf 40 Minuten)
GoogleHangouts	Browser	JA	JA	Nein	JA	25	GoogleAccount	gratis
talky.io	Browser	JA	JA	Nein	Nein	10	anonym	gratis
Skype	Software	JA	JA	JA	JA	10	SkypeAccount	gratis

Wer bereits mit Office 365 arbeitet oder dies in Kürze plant, der wird kaum um Microsoft Teams herumkommen. Entsprechend lohnt es sich hier Zeit und Ressourcen zu investieren, um Meetings damit online durchführen zu können.

Für den Bildungsbereich sind zoom und Webex wohl die beste Wahl und wer einfach mal AdHoc eine Videokonferenz organisieren muss der wird mit GoogleHangout oder Talky.io ganz gut leben können.